報連相が変わる！『考えた上で』伝える力を養うヒント
はじめに：『考えた上で伝える』報連相の重要性
日々の業務において、報告・連絡・相談（報連相）は欠かせないコミュニケーションです。しかし、「言われたことをただ伝えるだけ」「状況を報告しても、結局どうすればいいか指示を待ってしまう」といった経験はないでしょうか。このような「マニュアル通りの報連相」は、状況の変化に対応しきれなかったり、相手の負担を増やしてしまったりと、業務の停滞を招く原因となることがあります。
本記事では、単に情報を伝えるだけでなく、そこに「自分の考え」を加えることで、報連相の質を劇的に向上させ、自律的に業務を進めるためのヒントをご紹介します。「指示待ち」から脱却し、周囲から信頼されるビジネスパーソンになるための一歩を踏み出しましょう。
『考えた上で伝える』とはどういうことか
「考えた上で伝える」報連相とは、単に事実や状況を報告・連絡するだけでなく、それに対する自分の解釈、判断、そして提案や意見を含めて伝えることを指します。
例えば、顧客からの問い合わせについて報告する場合を考えてみましょう。 単なる事実伝達：「お客様から〇〇について問い合わせがありました。」 これに対し、「考えた上で伝える」報連相では、以下のような要素を加えることが考えられます。 - 解釈/分析: 「この問い合わせは、△△という背景が考えられます。」 - 判断/評価: 「これは緊急度が高い問題だと判断しました。」 - 提案/意見: 「対応策としてA案とB案を考えました。A案は〜、B案は〜というメリット・デメリットがあり、私としては〜の理由からA案が良いと考えますが、いかがでしょうか。」 - 次に取るべき行動: 「これを受けて、次に私は〇〇を行います。」
このように、受け取った情報に対して一度立ち止まって考え、自分の頭で整理・分析し、具体的な次のアクションや判断材料を提示することが、「考えた上で伝える」報連相の本質です。
なぜ『考えた上で伝える』報連相が重要なのか
この「考えた上で伝える」報連相には、多くのメリットがあります。
- 相手（上司や同僚）の判断を助ける: 必要な情報だけでなく、それに対する分析や提案が含まれているため、相手は状況をより深く理解し、迅速かつ的確な判断を下しやすくなります。
- 業務のスピードアップ: 「で、どうすればいいの？」「自分で考えたことは？」といったやり取りが減り、スムーズに次のステップへ進めます。
- 信頼関係の構築: 自分の頭で考えてから報告する姿勢は、主体性や問題意識の表れです。これにより、周囲からの信頼や評価を高めることができます。
- 自身の思考力向上: 「どう伝えるか」「何を考えるべきか」を意識することで、情報収集・分析・問題解決といった一連の思考プロセスが鍛えられます。
特にマニュアル外の状況や、前例のない課題に直面した際には、受け身ではなく、主体的に考えて報連相を行う力が、状況を打開する鍵となります。
『考えた上で伝える』力を養うための思考プロセスとヒント
では、具体的にどのようにすれば「考えた上で伝える」報連相ができるようになるのでしょうか。意識すべき思考プロセスと、日常で取り組めるヒントをご紹介します。
報連相の前に確認・検討すべき思考プロセス
報連相を行う前に、以下の点を頭の中で整理する、あるいは書き出してみる習慣をつけましょう。
- 報連相の「目的」を明確にする: これは報告なのか、連絡なのか、それとも相談なのか。相手にどうしてもらいたいのか（情報を共有したいだけか、承認を得たいのか、アドバイスが欲しいのか）。目的が曖昧だと、伝えるべき内容もブレてしまいます。
- 事実と解釈を区別する: 何が客観的な事実で、何がそれに対する自分の（あるいは他者の）解釈や意見なのかを整理します。感情論や憶測だけを伝えないように注意が必要です。
- 問題点や課題を特定する: 事実から読み取れる問題点は何か。潜在的なリスクはないか。何が課題となっているのかを明確にします。
- 自分なりの「仮説」や「案」を考える: その問題に対して、自分ならどう対応するか。考えられる選択肢は何か。複数の案があれば、それぞれのメリット・デメリットを比較検討します。完璧な案でなくても構いません。まず自分の頭で考えてみることが重要です。
- 相手に「何を判断してほしいか」を明確にする（相談の場合）: 自分が考えた案の中から、最終的に相手に決めてほしいこと、あるいは自分では判断できない点などを具体的にします。「どうすればいいですか？」ではなく、「〇〇について、A案とB案がありますが、〜という理由でA案を推奨したいと考えています。ご承認いただけますでしょうか？」のように、判断してほしいポイントと自分の考えをセットで伝えます。
日常で取り組める実践ヒント
この思考プロセスを習慣化するための具体的な行動をご紹介します。
- 「つまり、どういうこと？」を常に自問する: ニュースや他者からの情報に対し、「この情報の要点は何か」「そこから何が言えるか」と考える癖をつけましょう。
- 小さなことから「自分ならどうするか」を考える: 日常業務で発生する小さな問題に対し、「もし自分が担当だったら、どう解決するか？」とシミュレーションしてみます。
- 報連相の前に「自分の考え」をメモする: 上司や同僚に話しかける前に、伝えたいことの「事実」と「自分の考え/提案」を簡単に箇条書きにしてみる習慣をつけましょう。
- 報告・相談の「結論」から先に伝える練習: 伝えたい内容の結論や最も重要なポイントを最初に話し、その後に詳細や背景、自分の考えを続ける形式に慣れましょう。これにより、相手は内容を早く把握しやすくなります。
- 先輩や上司の報連相を観察する: 周囲の「報連相がうまい」と感じる人が、どのように状況を伝え、自分の考えを述べているかを観察し、良い点を真似てみましょう。
- 隙間時間を活用する: 通勤時間や移動中など、短い時間を使って「今日のあの件、どう報連相しようか」「あの問題、自分ならどう考えるか」と頭の中で整理するトレーニングを取り入れます。
これらのヒントは、特別な時間を取る必要はありません。日々の業務の中、あるいは日常生活の中で少し意識を変えるだけで実践できます。
まとめ：自律的な報連相がもたらす成長
「考えた上で伝える」報連相は、単なるコミュニケーションスキルではありません。それは、状況を分析し、問題を特定し、解決策を立案するという、ビジネスパーソンとしての基本的な思考力を養う重要なトレーニングです。
最初は難しく感じるかもしれませんが、小さな一歩から始めてみてください。まずは報告に短い自分の解釈を加えてみる、相談する際に解決策の案を一つ考えてから話す、といった具合です。
この習慣が身につくと、あなたは「ただ指示を待つ人」ではなく、「自分で考え、状況を動かせる人」へと変わっていくでしょう。それは周囲からの信頼獲得に繋がるだけでなく、自身の仕事の面白さや達成感を高めることにも繋がります。
マニュアルだけでは対応できない現代のビジネス環境で、「考えた上で伝える」力を磨き、自律的に活躍できる人材を目指しましょう。