指示待ちから抜け出す第一歩！日常業務で「自分で考える」思考を習慣化する
はじめに
日々の業務において、マニュアル通りに進められることばかりではありません。想定外の事態や、前例のない状況に直面した際に、「どうすればいいのだろう」「誰かに指示を仰がなければ」と感じた経験は、多くのビジネスパーソンにあるかと思います。もちろん、判断に迷うことや、専門的な知識が必要な場合は、適切な人に相談したり、指示を仰いだりすることが重要です。しかし、全ての状況で指示を待つ姿勢は、自身の成長を鈍化させ、変化の速いビジネス環境への対応力を低下させる可能性も秘めています。
「マニュアル脱却ガイド」の目的は、こうした指示待ちの状態から一歩進み、自ら考え、判断し、行動できる「知恵」を育むことです。この記事では、そのための第一歩として、日常業務の中で「自分で考える」思考を習慣化する方法に焦点を当てて解説します。
なぜ「自分で考える」習慣が必要なのか？
マニュアルは、業務の効率化や品質維持に不可欠なツールです。しかし、マニュアルは過去の経験や想定に基づいているため、全てを網羅することはできません。特に変化の激しい現代においては、マニュアルにない状況への対応力が求められます。
「自分で考える」習慣は、このような状況で立ち止まらず、適切な行動を選択するための基盤となります。この習慣が身につくと、次のようなメリットが得られます。
- 問題解決能力の向上: 未知の課題に対して、自ら解決策を見つけ出す力が養われます。
- 状況判断力の向上: 情報を分析し、より良い意思決定を下す精度が高まります。
- 自律性の向上: 指示を待つだけでなく、主体的に業務を進める姿勢が身につきます。
- 変化への適応力: 想定外の事態にも柔軟に対応できるようになります。
- 自身の成長実感: 困難な状況を乗り越えることで、自信や達成感を得られます。
これらの能力は、特定の職種や役職に関わらず、全てのビジネスパーソンにとって価値の高いものです。
日常業務で「自分で考える」ための具体的なステップと問いかけ
では、具体的にどのように「自分で考える」思考を習慣化していけば良いのでしょうか。まずは、日々の業務における小さな機会を捉えることから始めましょう。
ステップ1：小さな「違和感」や「疑問」に気づく
マニュアル通りの手順や、普段行っている作業の中で、「本当にこれで良いのかな？」「なぜこうなっているんだろう？」といった小さな疑問や違和感に気づくことがスタート地点です。これを無視せず、思考のトリガーとして捉えましょう。
- 問いかけ例:
- 「この手順は、どのような目的で定められているのだろう？」
- 「もし、この条件が変わったら、どうなるだろう？」
- 「このお客様の要望は、既存のルールで対応できるだろうか？できないなら、何が問題なのだろう？」
ステップ2：背景や目的を掘り下げる
疑問や違和感を持ったら、その背景や目的を掘り下げて考えてみます。物事の「なぜ」を理解しようと努めることで、表面的な情報だけでなく、本質が見えてきます。
- 問いかけ例:
- 「なぜ、この作業はこのような手順で行うことになっているのか？他の方法は考えられないか？」
- 「このお客様の本当のニーズは何だろう？提示された解決策以外に、より良い方法はないか？」
- 「このデータは、何を意味しているのだろう？この情報から何が言えるか？」
ステップ3：複数の選択肢や代替案を考える
一つのやり方や情報だけでなく、他の可能性を検討する習慣をつけます。「もし〇〇だったら？」「別の視点からはどう見える？」と考えを広げてみましょう。
- 問いかけ例:
- 「この問題を解決するために、考えられる方法は他にないか？」
- 「この状況で、A案とB案のメリット・デメリットは何だろう？」
- 「もし私がお客様の立場だったら、何を期待するだろう？」
ステップ4：自分なりの考えをまとめる
考えたことを曖昧なままにせず、自分なりの結論や意見として言葉にしてみます。頭の中で整理するだけでなく、簡単なメモを取ったり、誰かに話したりするのも有効です。
- 問いかけ例:
- 「現時点で、最も可能性の高い原因は何だろう？」
- 「この状況で、私が取るべきだと考える最善の行動は何か？」
- 「この提案の 핵심 (ヘクシム：核心) は何だろう？」
「自分で考える」思考を習慣化するヒント
上記のステップを日常に取り入れるための、具体的な習慣化のヒントをご紹介します。
- 「1日1つのなぜ」チャレンジ: 1日に1回でも良いので、業務中に抱いた疑問や、普段当たり前だと思っていることに対して「なぜ？」と問いかけ、少し考えてみる時間を持ちます。
- 「もし〇〇なら？」思考: マニュアル外の状況や、通常の流れと異なるケースに遭遇した際に、「もし〇〇なら、どう対応するのが最適だろう？」とシミュレーションしてみます。
- 隙間時間を活用: 通勤時間や休憩時間、移動中などの隙間時間を、意図的に「考える時間」に充ててみます。特定の業務課題について考えたり、ニュースからビジネスへの示唆を得ようとしたりするのも良いでしょう。
- 「考える」ためのインプット: 様々な書籍、記事、セミナーなどを通じて、新しい知識や異なる視点に触れることも、思考の幅を広げる上で重要です。
- 思考の過程を記録する: どのように考えて、どのような結論に至ったのかを簡単にメモに残しておくと、後から振り返って自身の思考パターンや癖を分析し、改善に繋げることができます。
これらのヒントは、どれも短時間で始められるものばかりです。全てを一度に試す必要はありません。まずは一つ、自分にとって取り組みやすそうなものを選んで、数週間継続してみてください。
習慣化の壁と乗り越え方
新しい習慣を身につける際には、いくつかの壁にぶつかることがあります。
- 時間がない: 忙しい中でも、1日5分でも10分でも良いので、「考える時間」を意識的に確保する工夫をしましょう。特定の作業の合間や、休憩に入る前に少し立ち止まって考えるなど、既存のルーチンの中に組み込むことを検討します。
- 何を考えれば良いか分からない: まずは、自分の担当業務で頻繁に発生する「少し困る状況」や「判断に迷うこと」をリストアップしてみましょう。それらをテーマに「自分で考える」練習を始めます。
- 間違えるのが怖い: 最初から完璧な答えを出す必要はありません。考えること自体に価値があります。もし考えた結果がマニュアルや上司の指示と異なっていても、その差異を理解し、次に活かすことが学びとなります。まずは「考える練習」と捉え、気楽に取り組んでみてください。
- すぐに答えが見つからない: 全ての疑問に対する答えがすぐに見つかるわけではありません。すぐに答えが出なくても落ち込む必要はありません。考え続けたプロセス自体が思考力を養います。必要であれば、適切な人に「自分はこう考えたのですが、どうでしょうか？」と相談してみるのも良いでしょう。
まとめ
マニュアル通りに進めることだけが仕事ではありません。特に予測不能な状況においては、自ら考え、判断し、行動する力が求められます。この記事でご紹介した「自分で考える」ためのステップや習慣化のヒントは、その力を養うための有効なアプローチです。
もちろん、これらの習慣を身につけるには時間がかかります。焦らず、日々の業務の中で小さな機会を捉え、少しずつ実践してみてください。今日から意識して「なぜ？」と問いかけてみたり、代替案を一つ考えてみたりすることから始めてみましょう。小さな一歩の積み重ねが、指示待ちの状態から抜け出し、自律的に考え行動できるビジネスパーソンへの成長に繋がるはずです。
自身の思考力を高め、ビジネスパーソンとしての価値をさらに向上させていきましょう。